Digitização. O início da Transformação Digital

Digitização, a primeira etapa de uma transformação. Nos últimos meses o mundo foi obrigado a parar e repensar a forma como tudo era conduzido. Muitas empresas, profissionais e setores públicos foram obrigados a se reinventar da noite pro dia ou a sua existência estaria comprometida.

Até Fevereiro de 2020, muitas organizações enxergavam a tecnologia como um suporte para suas operações, muitas vezes sucateada, com poucos investimentos e na maioria dos casos, sempre a culpada pelos resultados negativos da empresa.

Pois bem, em Março o Brasil parou e diante desta situação, a Tecnologia surge, não apenas como um suporte e sim como o ponto central das organizações, tornando-se o pilar mais importante para a sobrevivência de empregos e empresas diante desta crise.

Com a corrida para adequar suas operações para o mundo digital, viabilizar o trabalho remoto, o termo até então pouco usado de forma massiva ganha força e de fato cria um sentimento de comprometimento tecnológico sem precedentes na nossa história. Este termo é “Transformação Digital“.

Trends Transformação Digital
Volume de buscas por Transformação Digital no Google

Quando falamos da Transformação Digital, imediatamente associamos ao fato de começar a usar algum serviço de forma digital ou até mesmo, a migração de sistemas para a nuvem. O ponto que quero compartilhar com você é que, existe uma jornada de três etapas para alcançar a Transformação Digital. A partir deste post, vou te contar tudo sobre cada etapa e como você pode preparar a sua estratégia digital, começando pela primeira etapa, a Digitização.

O que é Digitização

Digitização (ing.: Digitization) de acordo com o glossário do Gartner “é o processo de mudança do mundo analógico para o digital, conhecido também como “Ativação Digital“. Este processo tem como objetivo alterar a forma como a informação é trabalhada sem alterar o processo que sustenta os dados.

O esforço em Digitizar informações não é de agora, há muitos anos o mundo vem aplicando este conceito de forma massiva e presente em nossas vidas. Veja abaixo alguns exemplos que passaram por esta etapa.

Mudança dos LPs para os CDs. Som Analógico para o Som Digital
Do VHS que tinha que rebobinar e a qualidade não era das melhores para os DVDs com qualidade em alta definição.

Estes exemplos mostram como vencemos esta etapa em muitas áreas da sociedade e os inúmeros benefícios que tivemos, sem contar que foram os gatilhos necessários para o despertar de uma nova era tecnológica.

Como aplicar a Digitização

Para iniciar a sua jornada na Digitização o ponto fator de sucesso é tornar todo o trabalho paperless. O que eu quero dizer, eliminar 100% a informação analógica! Quando alteramos a forma como nos relacionamos com as informações, nossa ação em garantir que tudo ao ser criado ou registrado seja digital, com isso garantimos que esta informação possa ser usada em outras atividades.

Alguns exemplos práticos que você pode começar agora:

Desde a escola temos sempre por perto uma agenda, um caderno ou apenas um pedaço de papel onde registramos contas, despesas, ideias ou até mesmo registros de um estabelecimento. Não é errado este tipo de trabalho, o errado é manter todas as informações apenas no papel.

Quando migramos as informações para uma ferramenta digital como uma planilha eletrônica, um bloco de notas ou qualquer outra solução que permita a criação da informação de forma digital, você garante que tudo que foi criado estará mais seguro e acessível que em um pedaço de papel.

Onde iniciar a Digitação

Costumo recomendar o início desta transformação conhecendo melhor a área operacional do seu negócio ou da sua rotina. Conhecer e compreender toda a cadeia de valor é um ponto importante para identificar como a informação é gerada, a partir deste momento, toda atividade que não é produzida digitalmente, precisa ser transformada.

Por exemplo:

Folha de Ponto

Em muitas empresas é comum encontrar um relógio na parede para marcar o ponto em um papel. Nesta situação, realizamos a seguinte pergunta: Como somar a quantidade de horas que todos os meus colaboradores estão fazendo por dia? No processo analógico, em um determinado período, alguém terá todo o trabalho de realizar este cálculo de forma manual para se obter o resultado.

Uma simples mudança no processo ou na tecnologia, toda a informação que antes ficava em um papel, agora pode nascer de forma digital, integrada e com muitas facilidades.

Exemplo de tecnologia para marcação de ponto através do reconhecimento facial.

Um outro bom exemplo é recorrente em estabelecimentos como restaurantes, padarias e outros atividades que precisam registrar pedidos.

Durante muitos anos ao chegar em um restaurante, o garçom chegava com um bloco de comandas para anotar o pedido. Quantas vezes o seu pedido chegou errado ou quando não chegava porque alguém perdeu a comanda?! Pois bem, hoje em dia o garçom registra o seu pedido em um aplicativo que envia o pedido automaticamente para a cozinha.

Esses dois exemplos demonstram o quanto as aplicações da Digitização estão presentes no nosso cotidiano e os inúmeros benefícios tanto para o negócio quanto para a experiência do usuário.

Uma vez que esta etapa foi superada, um oceano azul de oportunidades surge na sua frente e você precisa de boas ferramentas para apoiar a sua transformação. Diante disso, segue abaixo a minha lista com as duas principais ferramentas que são essenciais para a sua jornada de transformação digital.

GSuite da Google

Suite de aplicações e armazenamento na nuvem da Google. Com esta solução você terá todas as ferramentas para criar planilhas, escrever textos, criar apresentações, desenvolver formulários que podem apoiar em uma pesquisa de satisfação ou até para realizar um pedido, sem contar que você terá todos os seus arquivos disponíveis em qualquer lugar sem se preocupar com a segurança deles.

Aqui neste site você encontra um curso completo sobre como trabalhar com as planilhas do Google, conteúdo de qualidade e gratuito para você.

Trello

Ferramenta gratuita e indispensável para o seu gerenciamento de atividades, gerenciamento de projetos, acompanhamento do fluxo de trabalho e entre outras finalidades. O Trello possui uma interface muito simples e fácil de trabalhar, tornando o trabalho mais transparente e objetivo, fazendo com que qualquer pessoa tenha acesso as informações do seu fluxo de trabalho.

Quer conhecer mais sobre o Trello, eu te conto tudo neste post. Clique aqui para aprender tudo sobre o Trello.

E aí, o que achou deste conhecimento sobre a Digitização, ficou mais fácil? Podemos avançar nas outras etapas? Deixe nos comentários e vamos falando mais sobre este tema que vem transformando a nossa sociedade.

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